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ZOE Institute for Future-fit Economies

Office Manager*in, Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

  • Online seit 14.10.2021
  • 211014-496888
  • Absolventenjobs

Beschreibung

Office Manager*in, Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Köln | Ab sofort | 10 (bis maximal 20) Stunden/Woche 

Wer wir sind
ZOE, das Institut für zukunftsfähige Ökonomien, ist ein gemeinnütziger Think & Do Tank mit Sitz in Köln. Seit unserer Gründung 2017 entwickeln wir richtungsweisende Impulse für die fundamentalen Fragen einer zukunftsfähigen Ökonomie. Dafür nutzen wir die Stärke neuen ökonomischen Denkens, um durch Forschung und Beratung zu einem Umdenken in den politischen Institutionen der EU beizutragen und ein gutes Leben innerhalb planetarer Grenzen möglich zu machen. 

Was wir bieten
Wir sind ein kleines Team, das großen Wert auf eine wertschätzende Atmosphäre und gute Kommunikation legt. Als junge Organisation besteht bei uns Gestaltungspielraum für die Weiterentwicklung und neue Ideen werden gerne gehört. Unsere Arbeit ist sinnstiftend und da wir sehr viel Wert auf selbständiges Arbeiten legen, können alle Mitarbeiter*innen viel Verantwortung übernehmen. Weiterhin bieten wir:

  • Eine motivierende Arbeitsatmosphäre in einem kleinen Think & Do Tank, der es innerhalb kurzer Zeit an die Spitze der EU-Politik geschafft hat  
  • Einen strategischen, agilen, werte- und zweckorientierten Arbeitsstil 
  • Freie Wahl von Arbeitszeiten, um eine gesunde Work-Life-Balance zu unterstützen 
  • Eine dynamische Organisation in der spannenden Phase der Ausweitung seiner Tätigkeiten 

Die ausgeschriebene Position wird uns in unserer täglichen Arbeit mit den wichtigen Aufgaben des Bereichs Office Management und Assistenz der Geschäftsführung unterstützen:  

  • Verwaltung der Online-Kalender der Geschäftsführung 
  • Verwaltung der ein- und ausgehenden Post inkl. Rechnungen 
  • Versorgung der Räumlichkeiten mit Verbrauchsmaterialien (Kaffee, Papier, etc.) 
  • Betreuung und Verwaltung von Bewerbungsvorgängen 
  • Organisatorische Vorbereitung von internen und externen Veranstaltungen 
  • Reiseplanung 
  • Weitere anfallende Hilfsaufgaben 

Rahmenbedingungen
Der Vertrag beläuft sich auf 10-20 Stunden pro Woche, wobei die Arbeitszeiten flexibel arrangiert werden können. Arbeitsbeginn ist sobald wie möglich, spätestens am 1. Dezember. Wir wünschen uns eine regelmäßige Präsenz in unserem Büro in Köln; bei einem Vertrag von 10 Stunden etwa vier Tage pro Woche. Das Bruttogehalt für eine Anstellung mit 10 Wochenstunden ist auf Mini-Job-Basis. Da die Position auch zur langfristigen Entwicklung der Organisation beitragen soll, freuen wir uns über eine dauerhafte Zusammenarbeit.

Diversity
Wir sind uns bewusst, dass in unserer Gesellschaft Angehörige der am stärksten marginalisierten Gruppen ausgegrenzt und benachteiligt werden. Wir verpflichten uns daher, durch unsere Arbeit für eine sozial gerechte Entwicklung und durch die Schaffung eines vielfältigen Arbeitsplatzes zu einer Verbesserung dieser Situation beizutragen. Um dies umzusetzen, ermutigen wir nachdrücklich zu Bewerbungen von Menschen, die Mitglieder von marginalisierten Gruppen – nicht-weiße Menschen, Menschen aus der Arbeiterklasse, Menschen mit Behinderung, Frauen, Mitglieder der LGBTQ-Community u.a. – sind. 

Bewerbungsprozess
Die Bewerbung ist ab sofort bis maximal zum 20. Oktober möglich. Bitte den Lebenslauf (maximal eine Seite) und ein Motivationsschreiben (maximal eine Seite) mit dem Betreff „Office Management“ als PDF-Anhang ohne Foto an applications@zoe-institut.de senden. Falls wir Ihre Bewerbung für passend halten, werden wir uns schnellstmöglich mit Vorschlägen für ein Online-Interview zurückmelden. Fragen gerne an Hanna Parnow: hanna.parnow@zoe-institut.de

Anforderungsprofil

Nach wem wir suchen
Werteorientierung, Nachhaltigkeit, Agilität, Eigenverantwortung und flache Hierarchien sind die Kernprinzipien, die unsere Arbeit leiten. Deshalb suchen wir einen Menschen, der diese Werte teilt und etwas bewegen möchte. Wir wünschen uns:  

  • Gründlichkeit und Gewissenhaft und die Fähigkeit, selbstorganisiert in einem kooperativen Team zu arbeiten 
  • Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität bei der Weitergabe von vertraulichen Informationen 
  • Sicherer Umgang mit MS Office und MS Teams 
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, da die Arbeitssprache im Team Englisch ist 

Von Vorteil wären zudem:

  • Zwei Jahre praktische Erfahrung in der Büroverwaltung, Assistenz der Geschäftsführung oder eine entsprechende Ausbildung  
  • Kenntnisse von Arbeitsabläufen in (gemeinnützigen) Organisationen/ Start Ups 
  • Erfahrung in der Administration von Personalangelegenheiten (z.B. Beantwortung von eingehenden Bewerbungen) 
  • Erfahrung in der Verbuchung von Belegen (einfache Buchhaltung) oder die Bereitschaft, dies zu lernen 

Anzeigendaten

Art der Beschäftigung
Teilzeit
Zeitraum der Beschäftigung
Wir freuen uns über eine dauerhafte Zusammenarbeit.
Bewerbungs-E-Mail
applications@zoe-institut.de

Firmenkontaktdaten

Firmenname
ZOE Institute for Future-fit Economies
Standort
50670 Köln, Deutschland
Kontaktperson
Frau Hanna Parnow
E-Mail
hanna.parnow@zoe-institut.de

Kontakt

Einsatzort

ZOE Institute for Future-fit Economies

50670 Köln
Deutschland